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Steuern

Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen müssen handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften genügen. Für die Finanzbehörden ist insbesondere von Bedeutung, dass die Kasse Erlöse manipulationssicher sowie vollständig und möglichst detailliert aufzeichnen und elektronisch speichern kann. Mit einem Schreiben vom 26. November 2010 hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die bereits seit 2000 geltenden Vorschriften für Registrierkassen präzisiert und angekündigt, diese künftig stärker zu prüfen. Dies betraf vor allem Vorgaben zur Datenspeicherung und zu Einzelaufzeichnungspflichten. Bis 2017 sollten die angekündigten Maßnahmen spätestens umgesetzt werden, seit 2018 ist eine unangekündigte Kassennachschau durch die Finanzbehörden möglich.

Seit dem 01.01.2020, bzw. nach den z.T. corona-bedingt erfolgten Fristverlängerungen spätestens seit Januar 2023 muss jedes elektronische Kassensystem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese TSE soll sicherstellen, dass sämtliche steuerlichen Anforderungen an elektronische Kassensysteme tatsächlich umgesetzt werden. So sind alle Buchungen in zeitlicher und sachlich richtiger Reihenfolge anzugeben. Es dürfen keinerlei Veränderungen vorgenommen werden; Stornos und Löschungen müssen aus dem Buchungsverlauf erkennbar sein. Die TSE verfügt über ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine einheitliche digitale Schnittstelle.

Zum 01.01.2020 wurde zudem eine Belegausgabepflicht wirksam, d.h. Einzelhändler sind seither verpflichtet, den Kunden bei jedem Kauf einen Beleg auszuhändigen. Dieser Beleg kann zwar auch elektronisch übergeben werden (etwa per E-Mail), allerdings muss der Kunde dies zuvor autorisiert und seine Zustelladresse angegeben haben. Nach § 148 der Abgabenordnung besteht für Einzelhändler die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen, wenn diese „…Härten mit sich bringt …“, also dem/der Steuerpflichtigen nicht zumutbar ist. Hier bleibt abzuwarten, wie großzügig die Finanzbehörden mit dieser Option künftig umgehen werden.

Mit Änderung des § 146 Abs. 4 der Abgabenordnung wurden die Unternehmen bereits für das Jahr 2020 verpflichtet, die eingesetzten Aufzeichnungssysteme und die darin verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung auf elektronischem Weg dem zuständigen Finanzamt zu melden. Bisher konnten die Finanzbehörden jedoch keinen funktionierenden Prozess zur Datenübertragung zur Verfügung stellen. Ab dem 01.01.2025 wird dies nun über Schnittstellen im Programm „Mein ELSTER“ ermöglicht. Aktuell bestehende und vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden nunmehr bis spätestens 31. Juli 2025 mitzuteilen (Meldepflicht). Danach angeschaffte Aufzeichnungssysteme müssen binnen eines Monats gemeldet werden. 

Gibt es eine Registrierkassenpflicht?

Eine Registrierkassenpflicht (wie etwa in Österreich), also die Verpflichtung, ausschließlich elektronische Kassensysteme zu verwenden, wird zwar vielfach kolportiert – im deutschen Recht gibt es sie jedoch (noch) nicht. Die so genannte offene Ladenkasse bleibt weiterhin erlaubt, unterliegt jedoch den 2016 verschärften Anforderungen an die Kassenbuchführung. Theoretisch wäre sogar der Wechsel von einem elektronischen zu einem analogen System möglich. Inwieweit die Führung einer offenen Ladenkasse sinnvoll und praktisch (erschwerte Warenwirtschaft) ist, muss der/die Steuerpflichtige für seinen Einzelfall entscheiden. Besonders häufig wird die offene Ladenkasse im Buchhandel etwa bei Büchertischen und beim Messeverkauf eingesetzt – dies bleibt weiterhin möglich. Wer eine offene Ladenkasse einsetzt, unterliegt zwar den Pflichten der Kassenbuchführung, allerdings nicht der Belegausgabepflicht. Letztere gilt nur für elektronische Registrierkassen.

Weitere Hinweise:

Bitte beachten Sie:

Da es sich bei den in diesem Merkblatt behandelten Anforderungen an die Sicherheit von Kassen nicht um ein Thema handelt, das spezifisch die Buchbranche betrifft, können Sie sich bei Fragen dazu auch an Ihre örtliche IHK oder – wenn Sie dort eine Mitgliedschaft unterhalten – an den Einzelhandelsverband wenden. Die IHKs beraten Gewerbetreibende aller Branchen zu der Thematik.