VG Wort

Räumt ein Urheber einem Verlag ein Recht an seinem Werk ein, so ist der Verlag gemäß § 63a Abs. 2 Urheberrechtsgesetz (UrhG) in Bezug auf dieses Recht an den Einnahmen aus gesetzlichen Vergütungsansprüchen zu beteiligen. Der Anspruch kann nur über eine gemeinsame Verwertungsgesellschaft von Urhebern und Verlagen geltend gemacht werden. Für den Beteiligungsanspruch ist es ausreichend, dass der Urheber dem Verlag Nutzungsrechte an seinem Werk eingeräumt hat. Dabei reicht die Einräumung einfacher Nutzungsrechte aus. Es handelt sich um einen gesetzlichen Beteiligungsanspruch, der nicht im Verlagsvertrag ausgeschlossen werden kann. Eine Abtretungsklausel im Verlagsvertrag ist daher nicht erforderlich.

Die wichtigsten Rechte sind das Vervielfältigungsrecht und das Verbreitungsrecht (siehe 3.). Diese Rechte lässt sich jeder Verlag im Rahmen seines Verlagsvertrages einräumen, sonst wären Druck und Verkauf von Büchern oder Zeitschriften nicht möglich. Weitere Rechte, die für gesetzliche Beteiligungsansprüche relevant sein können, sind das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung (4.) sowie das Recht der öffentlichen Wiedergabe (5.).

Das Vervielfältigungsrecht ist das Recht, Vervielfältigungsstücke eines Werkes herzustellen, gleich ob vorübergehend oder dauerhaft, in welchem Verfahren und in welcher Zahl. Vervielfältigung ist jede körperliche Festlegung des Werkes.
Das Verbreitungsrecht ist das Recht, das Original oder Vervielfältigungsstücke eines Werkes der Öffentlichkeit anzubieten und in den Verkehr zu bringen.
Jeder Verlag, der ein Buch oder einen Artikel drucken und verkaufen möchte, muss diese urheberrechtlichen Nutzungsrechte im Vorfeld vom Urheber einholen. Ohne das Vervielfältigungs- und Verbreitungsrecht, das sogenannte Verlagsrecht, ist keine legale Buchproduktion möglich.

Das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung ist das Recht, das Werk drahtgebunden oder drahtlos der Öffentlichkeit in einer Weise zugänglich zu machen, dass es Mitgliedern der Öffentlichkeit von Orten und zu Zeiten ihrer Wahl zugänglich ist (§ 19a UrhG). Verlage benötigen das Recht der öffentlichen Zugänglich-machung für das Online-Angebot von Werken (wie beispielsweise E-Books) im Internet, in Intranets oder anderen öffentlichen Netzen sowie die sich daran anschließende Übertragung der Daten.

Das Recht der öffentlichen Wiedergabe ist das Recht, das Werk in unkörperlicher Form öffentlich wiederzugeben. Es umfasst das Vortrags-, Aufführungs- und Vorführungsrecht, das Senderecht, das Recht der Wiedergabe durch Bild- oder Tonträger sowie das Recht der Wiedergabe von Funksendungen und von öffentlicher Zugänglichmachung. Das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung ist damit eine Unterform des Rechts der öffentlichen Wiedergabe.

Verlage schließen mit ihren Autoren Verlagsverträge gemäß § 1 Verlagsgesetz (VerlG) ab. Danach verpflichtet sich der Verfasser, dem Verleger ein Sprachwerk zur Vervielfältigung und Verbreitung zu überlassen (Einräumung des Verlagsrechts), der Verlag verpflichtet sich, das Werk zu vervielfältigen und zu verbreiten. Der Verlag erwirbt ein ausschließliches Nutzungsrecht gemäß § 2 Abs. 1 VerlG. Regelmäßig schließen Verlage schriftliche Verlagsverträge ab, die neben dem Verlagsrecht einen ausführlichen, umfassenden Rechtekatalog enthalten. Hat ein Verlag einen Verlagsvertrag geschlossen, der einen ähnlichen Rechtekatalog wie der „Normvertrag für den Abschluss von Verlagsverträgen“ enthält, so hat er sämtliche oben unter 2. bis 5. genannten Nutzungsrechte erworben.
Ein Verlagsvertrag kann aber auch mündlich oder konkludent geschlossen werden. Entscheidend ist in diesen Fällen, welche Nutzungen dem Verlag erlaubt wurden. Dies kann sich auch aus den Umständen ergeben. Um ein Buch oder eine Zeitschrift drucken und verkaufen zu können, benötigt ein Verlag das Vervielfältigungs- und Verbreitungsrecht. Ist also ein Buch oder ein Zeitschriftenbeitrag mit Einverständnis des Urhebers durch den Verlag gedruckt worden und wird zum Verkauf angeboten, so ist der Verlag in jedem Fall Inhaber des Vervielfältigungs- und Verbreitungsrechts. In Bezug auf das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung und des Rechts der öffentlichen Wiedergabe kommt es darauf an, ob der Verlag auch diese Nutzungsrechte ausüben darf, z.B. ein E-Book veröffentlichen darf, Lesungen oder Sendungen genehmigen kann etc.

Zunächst muss ein Verlag einen Wahrnehmungsvertrag mit der VG WORT schließen. Der Abschluss eines Wahrnehmungsvertrages ist nur über das VG WORT-Online-Meldeportal T.O.M. möglich. Des Weiteren kommt es darauf an, ob die vom Rechteinhaber veröffentlichten Werke die im Verteilungsplan der VG WORT vorgesehenen Voraussetzungen für eine Ausschüttung erfüllen. Dafür ist es in der Regel nötig, dass die Werke bei der VG WORT angemeldet werden. Weiterhin müssen die Werke bestimmte, im Verteilungsplan geregelte Voraussetzungen erfüllen oder es müssen seitens der VG WORT Nutzungen der Werke festgestellt werden.

Wissenschaftliche Publikationen sind Fach- und Sachbücher, kartographische Werke, Loseblattwerke sowie Fachbeiträge in Fach- und Sachbüchern oder Fachzeitschriften. Die VG WORT erhält Einnahmen für Ausleihen und die private Vervielfältigung von gedruckten wissenschaftlichen Büchern sowie Fach- und Sachbüchern, die in wissenschaftlichen Bibliotheken einstehen. Im Bereich Wissenschaft, Fach- und Sachbuch erhalten Urheber und Verlage eine einmalige Pauschalzahlung pro Werk, mit der die Bibliothekstantieme sowie die Geräte- und Betreibervergütung abgegolten wird.
Voraussetzung für die Verlagsausschüttung „Wissenschaft Buch“ ist die Meldung des Buches sowie dass das betreffende Buch über eine ausreichende Verbreitung in wissenschaftlichen Bibliotheken verfügt. Letzteres überprüft die VG WORT eigenständig anhand von Bibliothekskatalogen. Im Rahmen der Meldung muss der Verlag außerdem bestätigen, dass er Inhaber bestimmter Nutzungsrechte ist. Hierfür ist auch eine Freistellungserklärung abzugeben. Die Meldung und Bestätigung kann über das Meldeportal T.O.M der VG WORT oder – was der Börsenverein empfiehlt - über das VLB geschehen.

Meldefähig sind nur Bücher ab dem Erscheinungsjahr 2021. Werke können in diesem Bereich einmalig innerhalb von 3 Jahren ab dem Jahr der Veröffentlichung gemeldet werden. Meldefrist ist immer der 31. Januar eines Jahres, um im gleichen Jahr an der Hauptausschüttung teilnehmen zu können. Fach- und Sachzeitschriften sind monothematische Zeitschriften, die sich an eine nach fachlichen Kriterien abgrenzbare Zielgruppe wenden und der beruflichen Information dienen. Voraussetzung für die Verlagsausschüttung „Wissenschaft Zeitschriften“ ist ebenfalls die Meldung der jeweiligen Zeitschrift sowie die Bestätigung der Rechteinhaberschaft. In diesem Fall ist eine Meldung bzw. Bestätigung nur über das Meldeportal T.O.M. der VG WORT möglich. Meldefähig sind nur Zeitschriftenjahrgänge ab dem Erscheinungsjahr 2021. Es gelten die oben genannten Meldefristen.

Die VG WORT vergütet im Bereich „Belletristik, Kinder- und Jugendliteratur, Sachbücher“ Ausleihen aus allgemeinen öffentlichen Bibliotheken (z.B. Stadtbibliotheken) und private Vervielfältigungen dieser Werke (Verlagsausschüttung „Bibliothekstantieme“). Eine jährliche Ausschüttung findet pro Werk statt, solange im Rahmen von Erhebungen Ausleihen festgestellt werden.
Voraussetzung für die Verlagsausschüttung „Bibliothekstantieme“ ist eine einmalige Anmeldung aller Werke, bei denen der Verlag noch über entsprechende Nutzungsrechte verfügt sowie die Bestätigung, dass der Verlag Inhaber bestimmter Nutzungsrechte ist. Hierfür ist auch eine Freistellungserklärung abzugeben. Die Meldung und Bestätigung kann über das Meldeportal T.O.M der VG WORT oder – was der Börsenverein empfiehlt – über das VLB geschehen.

Meldefähig sind alle Bücher, für die der Verlag entsprechende Nutzungsrechte hat. Eine Ausschüttung erhält der Verlag jedoch nur, wenn im Rahmen von Erhebungen Ausleihen seiner Titel in ausgewählten allgemeinen öffentlichen Bibliotheken festgestellt worden sind.

Die Verteilung der Einnahmen der VG WORT war ursprünglich so geregelt, dass in den Bereichen Presse/Belletristik/Kinder- und Jugendbuch grundsätzlich eine Verteilung zwischen Autor und Verlag im Verhältnis 70:30 und im Bereich der Wissenschaft (einschließlich Schulbuch) von 50:50 vorgesehen war. Allerdings haben Verlage in den letzten Jahren nach „altem“ Recht ohnehin nur dann eine Vergütung erhalten können, wenn der Urheber einer solchen gegenüber der VG WORT zugestimmt hatte.
Mit dem neuen § 27b UrhG greift der Gesetzgeber in die bisher interne Verteilungspraxis der Verwertungsgesellschaften ein. Danach stehen dem Urheber mindestens zwei Drittel der Einnahmen zu. Die Verwertungsgesellschaft kann eine andere Verteilung festlegen. Im Dezember 2021 wurden die Verteilungsquoten in der VG WORT bei der Ausschüttung „Fachbuch“ (bisher 50 Prozent) und bei METIS (bisher 40 Prozent) auf einen Anteil der Verlage von 33,3 Prozent abgesenkt. Diese Quoten sind zunächst befristet für die Ausschüttungen im Jahr 2022 und ggf. im Jahr 2023.

Die Vergütungszahlungen an Urheber und Verlage werden aus den von der VG WORT erzielten Einnahmen geleistet. Der Verteilungsplan der VG WORT enthält alle Regelungen zur Ausschüttung dieser Einnahmen. Dort wird beispielsweise die Aufteilung zwischen Urhebern und Verlagen (so genannte Quoten) festgelegt, § 5 Abs. 1 des Verteilungsplans (VP). Bei den Ausschüttungen für gedruckte Werke gibt es regelmäßig getrennte Ausschüttungstöpfe für Urheber und Verlage (§ 5 Abs. 4 VP). Damit Verlage und Urheber an der Ausschüttung teilnehmen können, müssen für einen Großteil der Werke Meldungen abgegeben werden. In einigen Bereichen erfolgt die Ausschüttung dagegen automatisch aufgrund von festgestellten oder gemeldeten Nutzungen. Die Hauptausschüttung findet grundsätzlich Mitte des Jahres für fristgerecht eingegangene, gültige Meldungen bzw. für im Vorjahr erhobene, ausschüttungsrelevante Daten statt.

Jeder Verlag, der seine Titel im VLB meldet, kann innerhalb der VLB-Applikation unter www.vlb.de eine Excel-Liste herunterladen. In dieser Liste kann er für jeden Titel anklicken, ob er die entsprechenden Nutzungsrechte eingeholt hat. Genauere Erläuterungen zum Umgang mit der Liste finden sich hier: https://www.vlb.de/vgwort

Der Verlag sollte von jedem seiner Titel immer das Maximum an Nutzungsrechten melden, das er von irgendeinem oder irgendeiner der Werkberechtigten erworben hat. Handelt es sich z.B. um eine Übersetzung, bei der der deutsche Verlag nur Vervielfältigungs- und Verbreitungsrechte am Originalwerk erwerben konnte, an der Übersetzung selbst aber umfassende Verlagsrechte besitzt, dann sollte er der VG WORT hinsichtlich dieses Buches nicht nur die Vervielfältigungs- und Verbreitungsrechte, sondern auch die Rechte der öffentlichen Zugänglichmachung und öffentlichen Wiedergabe melden.

Bücher, die Lizenzausgaben sind, können genauso gemeldet werden wie Originalausgaben. Für die Berechtigung eines Verlags, für einen bestimmten Titel Ausschüttungen der VG WORT zu erhalten, ist es nicht notwendig, dass er ausschließliche Rechte an dem Buchinhalt besitzt. Vielmehr ist der Erwerb einfacher Nutzungsrechte ausreichend. Deshalb können auch in Lizenz erschienene Taschenbuchausgaben der VG WORT gemeldet werden, selbst wenn der Originalverlag der Hardcoverausgabe ebenfalls Wahrnehmungsberechtigter der VG WORT ist und seine Ausgabe angemeldet hat.

Bei der Erstmeldung über das VLB meldet der Verlag zunächst alle Titel, an denen er zu diesem Zeitpunkt Nutzungsrechte besitzt. In den Folgejahren müssen dann jeweils nur Titel gemeldet werden, die neu hinzugekommen sind (auch Neuauflagen) oder bei denen sich am Rechtestatus etwas geändert hat. Das VLB wird die eingetretenen Veränderungen im Datenbestand jeweils zum 31. Januar an die VG WORT weitergeben. Genauere Erläuterungen dazu, wie man in der VLB-Liste Änderungsmeldungen bewerkstelligen kann, finden sich hier: https://www.vlb.de/vgwort

Das hängt davon ab, um welche Titel bzw. welche Ausschüttung es sich handelt. Das VLB stellt jedem Verlag eine Liste mit allen seinen im VLB verzeichneten Titeln zur Verfügung (lieferbare und vergriffene).
Wissenschaftliche Titel kommen in der Praxis regelmäßig nur im Rahmen der Verlagsausschüttung „Wissenschaft Buch“ vor. Für diese Ausschüttung werden ausschließlich Titel ab dem Jahr 2021 berücksichtigt, frühere Erscheinungsjahre können nicht gemeldet werden. Es macht deshalb im Fall von wissenschaftlichen Titeln wenig Sinn, die früheren Jahre zu bearbeiten, denn es ist unwahrscheinlich, dass diese Titel ein so großes Potential für das breite Publikum haben, dass sie sich auch in den Ausleihstatistiken der allgemeinen öffentlichen Bibliotheken wiederfinden lassen. Die Warengruppen des VLB, bei denen die VG WORT davon ausgeht, dass es sich um wissenschaftliche Titel handelt, finden sich hier: https://www.vlb.de/vgwort
Bei Titeln aus dem Bereich „Belletristik, Kinderbuch, Sachbuch“ ist es hingegen sinnvoll, die gesamte Liste zu bearbeiten, denn bei der Vergütung kommt es nicht auf das Erscheinungsjahr an. Selbst im Handel längst vergriffene Titel können noch in öffentlichen Bibliotheken einstehen und ausgeliehen werden. Aus diesem Grund ist es auch sinnvoll, verschiedene Ausgaben eines Titels in der Liste zu bearbeiten.

Wir raten aus den unter 18. genannten Gründen dazu, im Fall von wissenschaftlichen Titeln nur Titel mit Erscheinungsjahr 2021 zu bearbeiten. Ansonsten muss der Verlag aber keine weitere Prüfung vornehmen, sondern lediglich die Angabe zu den Nutzungsrechten ausfüllen und eine Freistellungserklärung für den Fall abgeben, dass die Nutzungsrechte doch alleine beim Urheber liegen sollten. Die VG WORT prüft sodann eigenständig, ob die gemeldeten Titel ausschüttungsberechtigt sind oder nicht. Es ist also möglich, dass trotz Meldung keine Ausschüttung erfolgt, weil – im Falle von „Belletristik, Kinderbuch, Sachbuch“ – keine Ausleihen in öffentlichen Bibliotheken festgestellt werden oder – im Falle von wissenschaftlichen Werken – die Anforderungen gemäß § 46 Verteilungsplan nicht erfüllt sind.

Für den Erhalt von Ausschüttungen der VG WORT ist die Bestätigung am wichtigsten, dass der Verlag das Vervielfältigungs- und das Verbreitungsrecht an seinen VLB-Titeln hat. Diese Rechte sind für die Ausschüttungen „Bibliothekstantieme“, „Wissenschaft Buch“ und „Wissenschaft Zeitschriften“ relevant, bei denen gedruckte Publikationen vergütet werden. Das Urheberrechtsgesetz erlaubt in bestimmten Fällen die Nutzung von geschützten Werken, ohne dass der Nutzer eine Lizenz einholen muss (sog. Schrankenregelungen). Beispiele sind die Privatkopie oder die Ausleihe in öffentlichen Bibliotheken. Private Kopien stellen eine Vervielfältigung dar, das Verleihen der öffentlichen Bibliotheken unterfällt dem Verbreitungsrecht. In vielen Fällen wird für diese Nutzung eine angemessene Vergütung gezahlt, z.B. von der Geräte- und Betreiberindustrie für die Privatkopien oder von den Bibliotheken für das Recht, die Bücher verleihen zu dürfen. Verwertungsgesellschaften sammeln diese Einnahmen ein und verteilen sie an die Urheber und Verlage.

Das VLB stellt den meldenden Verlagen eine Liste mit allen im VLB gemeldeten Titeln zur Verfügung, die ausschüttungsrelevant sind. Da es bei den Ausschüttungen „Wissenschaft Buch“ und „Bibliothekstantieme“ um Ausschüttungen wegen Bibliotheksausleihen und Privatkopie geht, finden sich primär gedruckte Bücher in der Liste. Sollte ein Verlag der Meinung sein, dass in seiner VLB-Liste ein ausschüttungsrelevantes Werk fehlt, so kann er dieses – ggf. nach vorheriger Registrierung – über das T.O.M-Portal der VG WORT (tom.vgwort.de) melden. Eine Ergänzung der Excel-Liste ist nicht möglich. Wissenschaftliche Zeitschriften können ebenfalls nur über T.O.M. direkt bei der VG WORT gemeldet werden.

Sollte die Excel-Liste nur teilweise bearbeitet worden sein, ist es ratsam, dass der Verlag sie dennoch rechtzeitig vor Fristablauf am 31. Januar hochlädt, um wenigstens für einen Teil der Werke eine Ausschüttung im jeweiligen Jahr zu erhalten.
Ansonsten ist es aber möglich, die Liste auch im Nachhinein zu bearbeiten, um an der Ausschüttung im nächsten Jahr teilzunehmen.
Titel, die in den Bereich „Bibliothekstantieme“ fallen, können unabhängig von ihrem Erscheinungsjahr gemeldet werden. Eine Ausschüttung findet aber nur statt, wenn tatsächlich Ausleihen festgestellt werden.

Ein Verlag, der über das VLB meldet, findet die Freistellungserklärung auf der VG-WORT-Seite des VLB. Dort befindet sich eine Checkbox, mit der gegenüber der VG WORT bestätigt wird, dass die Angaben zu den Rechten in der Exceltabelle korrekt sind, siehe auch  https://vlb.de/hilfe/vg-wort-meldung.

Ergänzungslieferungen zu Loseblattwerken können ausschließlich über das T.O.M.-Portal gemeldet werden. Die VG WORT benötigt dazu zwei Angaben (neben dem Werktitel): die Nummern aller im abgelaufenen Jahr erschienenen Lieferungen und deren Gesamtumfang in Druckseiten. Die Information zum Meldeweg über T.O.M. und die dafür benötigen Angaben findet sich auf dem Merkblatt Wissenschaft für Verlage, das auf der Homepage der VG WORT einsteht: https://www.vgwort.de/fileadmin/vg-wort/pdf/dokumente/Verlagsbeteiligung/Wissenschaft_Verlagsbeteiligung_Merkblatt_Maerz2022.pdf