Sammelbestellungen von Büchern für den Schulunterricht, die zu Eigentum der öffentlichen Hand angeschafft werden, müssen gemäß der in § 7 Abs. 3 enthaltenden Nachlassstaffel ausgeführt werden. Der öffentlichen Hand gleichgestellt sind allgemeinbildende Privatschulen, die den Status staatlicher Ersatzschulen besitzen. Der im Gesetzestext außerdem aufgeführte sog. Beliehene spielt in der Praxis keine Rolle. „Bei Sammelbestellungen von Büchern für den Schulunterricht, die zu Eigentum der öffentlichen Hand, eines Beliehenen oder allgemein bildender Privatschulen, die den Status staatlicher Ersatzschulen besitzen, angeschafft werden, gewähren die Verkäufer folgende Nachlässe:

1.) bei einem Auftrag im Gesamtwert bis zu 25.000 Euro für Titel mit
mehr als 10 Stück 8 % Nachlass
mehr als 25 Stück 10 % Nachlass
mehr als 100 Stück 12 % Nachlass mehr als 500 Stück 13 % Nachlass

2.) bei einem Auftrag im Gesamtwert von mehr als
25.000 Euro 13 % Nachlass
38.000 Euro 14 % Nachlass
50.000 Euro 15 % Nachlass“

Nach § 7 Abs. 3 bestimmt sich die Höhe des Nachlasses bei einem Auftrag im Gesamtwert bis zu 25.000 Euro nach der Stückzahl. Bei höheren Auftragswerten kommt es auf das genaue Auftragsvolumen an. Nachbestellungen können ausnahmsweise noch als zur Schulbuchsammelbestellung gehörend angesehen werden, wenn sie innerhalb von vier Wochen nach Schulbeginn erfolgen. Bei Berufsschulen ist eine Frist von sechs Wochen anerkannt. In beiden Fällen ist für den Beginn der Frist der tatsächliche und nicht der kalendarische Schulbeginn maßgeblich. Voraussetzung dafür, dass eine Schulbuchbestellung mit Nachlass ausgeführt werden darf und muss, ist, dass die Bücher zu Eigentum der öffentlichen Hand angeschafft werden. Deshalb dürfen z. B. Kaufexemplare und Arbeitsmaterialien, die von den Schülern oder Eltern erworben werden, nicht mit Nachlässen geliefert werden. Seit Juli 2006 kommt es, anders als zuvor, nicht mehr darauf an, wer die Bücher finanziert. Selbst Schulbücher, die zu 100 % aus privaten Mitteln, z.B. seitens der Eltern oder eines privaten Fördervereins, finanziert werden, sind nachlassprivilegiert, sofern die Bücher ausschließlich zu Eigentum der Schule angeschafft werden. Dies bedeutet allerdings nicht, dass die private Einrichtung selbst, z. B. ein Förderverein, nachlassberechtigt wäre. Nachlässe dürfen auch dann nicht gewährt werden, wenn zunächst der Förderverein die Bücher erwirbt und das Eigentum später – im Wege der Schenkung – auf die öffentliche Hand überträgt. Denn hier erfolgt der Eigentumserwerb nicht originär durch die öffentliche Hand. Daher muss in jedem Fall die Schule bzw. der Schulträger der Erwerber sein. Voraussetzung ist ferner, dass die Bücher „für den Schulunterricht“ eingesetzt werden. Damit sind nicht nur Schulbücher im engeren Sinne, sondern auch sonstige Werke privilegiert, die unmittelbar im Unterricht verwendet werden (z. B. Romane für den Deutschunterricht, Fachbücher).

In Bundesländern, in denen die Schulbuchaufträge von Schulen im Rahmen eigener Anschaffungsetats erworben werden, wird die Nachlassstaffel durch einen einheitlichen Nachlass von 12 % ersetzt. Diese Möglichkeit besteht derzeit in Bayern (seit Einführung des Büchergeldes), Baden-Württemberg, Berlin, Brandenburg, Bremen, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachen, Nordrhein-Westfalen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen. Auch in anderen Bundesländern kommt es vermehrt vor, dass Schulen mit einem eigenen Budget ausgestattet sind und Schulbücher auf eigene Rechnung zu Eigentum erwerben. Werden Schulbuchaufträge im Rahmen eigener Anschaffungsetats erworben, kommt ausschließlich die Nachlassregelung nach § 7 Abs. 3 Satz 2 zur Anwendung. Dies gilt auch für etwaige Nachbestellungen nach Ablauf der vorgenannten Vierwochenfrist. Schulbuchnachlässe dürfen nur bei Sammelbestellungen eingeräumt und gefordert werden. Bei Rahmenverträgen, bei denen der Buchhändler die Bücher nach und nach auf Abruf liefern soll, kommt die Staffel nicht zur Anwendung. Die Schulbuchnachlässe stellen einen abschließenden Tatbestand dar. Dies bedeutet u. a., dass über die in den § 7 Abs. 3 genannten Nachlässe hinaus keine weiteren Vergünstigungen wie z. B. Sachprämien im Rahmen von Kundenbindungssystemen eingeräumt werden dürfen.

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