Häufig gestellte Fragen zu BPMN

Jede unternehmerische Tätigkeit besteht aus Prozessen. Ein Prozess beschreibt nichts anderes als Arbeitsabläufe, d.h. eine Abfolge von Tätigkeiten, die manuell oder durch eine Maschine bzw. automatisiert ausgeführt werden.  

Jeder Prozess hat zwei grundlegende Eigenschaften: Es gibt immer ein Start- und ein Endereignis. Ein Startereignis für den Prozess „Erstellung eines Manuskripts“ kann z.B. sein: Autor*innenvertrag liegt vor. Aktivitäten, die im Laufe des Prozesses durchgeführt werden, sind dann z.B. die Rücksprache mit dem*r Autor*in, die Annahme des Manuskripts etc. Am Ende eines Prozesses steht ein Endergebnis, das messbar ist. Beispiel: Ein Manuskript ist erstellt.  

Prozesse sind wiederholbar und bauen in der Regel aufeinander auf. Das bedeutet, dass die Eingaben für einen Prozess in der Regel die Ergebnisse anderer Prozesse sind, d.h. Prozesse können auch ineinander verschachtelt werden. Prozesse sind stets unabhängig von Unternehmensstrukturen. 

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist eine grafische Darstellungsmethode zur Prozessmodellierung. Obwohl es verschiedene Methoden zur Prozessmodellierung gibt, hat sich BPMN aus gutem Grund zum De-facto-Standard für die Prozessmodellierung entwickelt. Arbeitsschritte werden mit Hilfe von BPMN auf einheitliche Weise dargestellt und somit für alle Beteiligten verständlich gemacht. Die Methode bietet eine klare Sicht auf einen Prozess, von dessen Anfang bis zum Ende. So gelingt es, ein einheitliches Verständnis über die Prozesse zu erlangen, die für den erfolgreichen Einsatz und die Verwendung von IT-Systemen Voraussetzung sind.

BPMN ist jedoch nicht nur ein Werkzeug zur grafischen Darstellung von Prozessen. Im Hintergrund von BPMN steht eine Maschinenlesbarkeit im XML-Format, der es einer sogenannten Process Engine ermöglicht, diese Prozesse automatisch ablaufen zu lassen. So können Prozesse auch ausgelesen und automatisiert ausgeführt werden.

Hier ein Beispiel:

Mit BPMN ist es aber auch möglich, viele parallel verlaufende Aufgaben darzustellen oder die Interaktion zwischen Abteilungen zu visualisieren.

Um mit einer BPMN-Datei arbeiten zu können, wird ein BPMN-Editor benötigt. Es existieren eine Reihe kostenloser BPMN-Modellierungstool. Unsere BPMN-Dateien wurden in Camunda Version 7 modelliert. Sie lassen sich dadurch  leider in der Web-Version von Camunda 8 nicht fehlerfrei öffnen. Hier geht es zum Download: https://camunda.com/de/download/modeler/

Die Nutzung von Symbolen, also Formen und Icons in BPMN sind festgelegt. Durch diese standardisierte Nutzung von Elementen sind BPMN-Diagramme weltweit lesbar. Insgesamt existieren mehr als hundert verschiedene Objekte, die in BPMN genutzt werden können. Im Rahmen der Taskforce haben wir uns auf eine überschaubare Anzahl an Elementen geeinigt, die zum Einen ausreichen, um unsere Bedürfnisse abzudecken und zum Anderen, um auch BPMN-Anfänger*innen einen unkomplizierten Zugang zur Methode und deren Nutzungsmöglichkeiten zu ermöglichen.

Die wichtigsten Elemente stellen wir hier kurz vor.

1. Sogenannte Pools und Lanes, sogenannte Schwimmbahnen, zählen zu den grundlegenden BPMN-Elementen. Mit ihrer Hilfe werden die Verantwortlichkeiten eines Prozesses dargestellt. Pools repräsentieren Prozessteilnehmer, die typischerweise unterschiedlichen Organisationseinheiten oder Abteilungen zugeordnet sind und einer Lane übergeordnet sind. Eine Lane repräsentiert eine Abteilung oder eine Person.

Innerhalb dieser Lanes bzw. Schwimmbahnen werden BPMN-Objekte bzw. Symbole platziert.

2. Flussobjekte, wie Aktivitäten, Ereignisse und Gateways, helfen den Prozess zu strukturieren.  

Ein in BPMN modellierter Prozess beginnt immer mit einem Startereignis und endet mit einem Endereignis. Zwischenereignisse sind sehr hilfreich, um Meilensteine zu verankern und Prozesse zu strukturieren. Wichtig ist dabei die einheitliche Bezeichnung der Vorgänge: Jede Aktivität wird immer mit einem Objekt und einem Verb beschrieben (z.B. Manuskript lektoriert, Layout abgeschlossen, Titelstammdaten eingegeben).

Gateways sind Trennungen eines Prozesses. Mit Hilfe eines Gateways entstehen Verzweigungen innerhalb eines Prozesses. Es existieren zwei verschiedene Klassen von Gateways: Exklusive Gateways („entweder / oder“) oder parallele Gateways („und“).

3. Konnektoren verbinden Aktivitäten untereinander. Sie definieren, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prozessschritte ausgeführt werden.

4. In der Taskforce IT-Standards nutzen wir zwei Formen an Artefakten: 1. Anmerkungen, also Kommentare, die einem Element eines Geschäftsprozesses zugeordnet werden können und 2. Gruppierungen, eine Klammer, mit der man verschiedene Elemente eines Geschäftsprozesses visuell zusammenfassen kann.

Eine Übersicht der verschiedenen genutzten Elemente kann hier heruntergeladen werden.

Die von uns modellierten Prozesse zeigen sogenannte SOLL-Prozesse, also mögliche Arbeitsabläufe in einem Verlag. Diese können für die Modellierung Ihrer Prozesse als Blaupause dienen, von Ihnen genutzt und individuell angepasst werden. Abgedeckt sind bisher die Bereiche Kundendatenmanagement, Honorare & Lizenzen, Lektorat und Produktion. Weitere Bereiche, wie Marketing und Vertrieb folgen.

Möchten Sie einen eigenen Prozess modellieren, den wir noch nicht mit unseren Materialien abgedeckt haben? Die Modellierung mit BPMN wirkt auf den ersten Blick sehr komplex. Scheuen Sie aber nicht davor zurück, den Anfang zu machen. Konzentrieren Sie sich beispielsweise zunächst auf einen Kernprozess in Ihrem Verlag. Beschreiben Sie mit Hilfe von Aktivitäten die einzelnen Arbeitsschritte, die der Kernprozess umfasst und binden Sie die Beteiligten des Prozesses zur Abstimmung der Arbeitsabläufe ein. Ein Abgleich mit den von uns bereits modellierten Prozessen kann helfen, einen ersten Überblick zu bekommen. Bei Fragen kontaktieren Sie auch gerne die BPMN-Expert*innen der Taskforce. Sie helfen Ihnen gerne weiter, einen Anfang im Umgang mit BPMN zu finden.

Die von uns modellierten Prozesse zeigen sogenannte SOLL-Prozesse, also mögliche Arbeitsabläufe in einem Verlag. Sie können sich hier einen ersten Eindruck verschaffen. Je nach eigenem Kenntnis- und Sachstand empfiehlt sich ein anderer Einstieg in die bereitgestellten Materialien. Hier finden Sie mögliche Einstiege und eine erste Orientierung.

Software-Unternehmen und Verlage sprechen manchmal eine andere Sprache. Die von uns zur Verfügung gestellten Materialien helfen Ihnen in den Verlagen, gegenüber IT-Dienstleistern sprachfähig zu sein. Die Modellierung von Prozessen bringt alle auf den gleichen Nenner. Sie werden in die Lage versetzt, Dienstleistern ihre Anforderungen an eine Software klarer zu beschreiben. Und Dienstleistern fällt es leichter, Ihre besonderen Bedürfnisse als Verlag zu verstehen. Wenn Sie noch unsicher sind, wie Sie die Materialien nutzen, kann der Austausch mit anderen helfen. Melden Sie sich für unser Webinar an oder kontaktieren Sie eine*n Expert*in aus der Taskforce.

Die Taskforce hat optimierte SOLL-Prozesse für vier Funktionen der verlegerischen Wertschöpfungskette modelliert. Dies sind das Lektorat, Lizenzen/Honorare, Kundendatenmanagement und Produktion. An der Modellierung weiterer Teilprozesse wird in der Taskforce gearbeitet, darunter beispielsweise die Bereiche Distribution, Marketing, Vertrieb und Öffentlichkeitsarbeit.